Штатний розпис: особливості формування, внесення змін і застосування

15 Квітня 2019 року о 16:41

На кожному підприємстві одним із основних документів окрім статуту чи положення є штатний розпис. У законодавстві України штатний розпис згадується в ч. 3 cт. 64 Господарського кодексу України, згідно якої підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників, штатний розпис. Згідно листа Міністерства праці та соціальної політики України від 27.06.2007 № 162/06/187-07 «Щодо штатного розпису» штатний розпис – це документ, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати та посадові оклади працівників. У штатному розпису містяться назви посад, чисельність персоналу і оклади по кожній посаді. Прийняття, затвердження керівником підприємства штатного розпису проводиться шляхом видання спеціального локального нормативного акта (наказу), що визначатиме кількість працівників кожної професії з розподілом штатних одиниць за структурними підрозділами підприємства.

На підприємствах, де є відділ кадрів, служба персоналу чи інші аналогічні структури, штатний розпис розробляють працівники саме цих служб. В компаніях, де таких служб немає, цим займається сам керівник, або інші уповноважені ним особи скажімо, бухгалтер.

Розроблення штатного розпису має здійснюватися на основі внутрішніх організаційно-нормативних документів (чинна структура і чисельність, положення з оплати праці) та з урахуванням вимог нормативно-правових актів, зокрема Класифікатора професій ДК 003-2010 (назви посад і професій мають відповідати назвам у Класифікаторі). Окремим наказом Міністерства фінансів України від 28.01.2002 № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» затверджено форми штатного розпису та типового штатного розпису.

Хоча штатний розпис, з огляду на норми законодавства, не є обов’язковим документом, однак він необхідний у роботі з персоналом. Саме на підставі штатного розпису, а також керуючись правилами внутрішнього трудового розпорядку та посадовими (робочими) інструкціями, роботодавець приймає рішення з персоналу, зокрема про прийняття, призначення, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові відповідно до посади, яку він посідає (кваліфікації), а служба персоналу здійснює добір персоналу, оформляє відповідні документи, у т. ч. накази, аналізує якісний склад працівників, вносить роботодавцеві пропозиції щодо поліпшення складу працівників, оформляє в установленому порядку облікову та інформаційно-довідкову документацію, готує відповідну статистичну звітність.

Штатний розпис складають у цілому по підприємству, установі, організації, затверджують, як правило, з урахуванням практики на кожний календарний рік до його початку. Жодним нормативно-правовим актом не передбачено штатного розпису окремого структурного підрозділу, у т. ч. відокремленого (філії, представництва тощо).

Разом з тим, варто зазначити, що протягом року роботодавець має право у будь-який час внести зміни до штатного розпису, зокрема:

– у разі здійснення структурної перебудови підприємства, наприклад, створення нових або ліквідації наявних структурних підрозділів;

– у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, внаслідок чого змінюються розміри оплати праці, розряди, класи, назви професій, посад;

– за потреби ввести додатково певні посади (професії) чи, навпаки, вивести, виходячи з потреб виробництва, певну кількість штатних одиниць.

Кількість і періодичність змін до штатного розпису протягом року законодавством не обмежується, а будь-які зміни, що його стосуються, здійснюються лише на підставі наказу по підприємству. Порядок внесення змін до штатного розпису залежить насамперед від характеру змін. Наприклад у разі структурної перебудови видається наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції і скасування чинного. В інших випадках рекомендується видати наказ про внесення відповідних змін до штатного розпису без його заміни.

Ще один аспект, на який варто звернути увагу – це терміни зберігання штатного розпису. Загалом виділяють три терміни зберігання штатних розписів та переліків змін до них за місцем складання і затвердження:

– на державних і комунальних підприємствах, в діяльності якиx створюються дoкументи Національного архівного фонду, вказані документи підлягають вічному зберіганню;

– на державних і комунальних підприємствах, де HЕ ствoрюються документи Національного архівного фонду термін зберігання складає 75 років;

– у всіх інших працедавців такий термін складає три роки; так само три роки повинні зберігатися проекти штатних розписів і документи (довідки, пропозиції, виводи) по їх розробку.

Враховуючи зазначене, можна дійти висновку, що наявність штатного розпису є запорукою уникнення непорозумінь з представниками органів контролю за виконанням законодавства про працю, податкових органів, а також можливих трудових спорів з працівниками