Відділ організаційної роботи, документування та контролю

 

Основними завданнями віділлу організаційної роботи, документування та контролю є: 

2.1. Встановлення в Головному територіальному управлінні єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Головного територіального управління.

2.2. Розроблення інструкції з діловодства Головного територіального управління, складання зведеної номенклатури справ Головного територіального управління з подальшим погодженням з ЕПК Державного архіву Запорізької області, контроль за розробленням інструкцій з діловодства в районних, міських, міськрайонних управліннях юстиції Запорізької області, методична допомога у складанні номенклатури справ структурних підрозділів Головного територіального управління.

2.3. Здійснення реєстрації вхідної кореспонденції відповідно до Інструкції з діловодства в Головному територіальному управлінні та інших актів, ведення обліку документів.

2.4. Організація документообігу, формування справ, їх зберігання та передачі  до архіву Головного територіального управління.

2.5. Вжиття заходів до зменшення обсягу службового листування в Головному територіальному управлінні.

2.6. Надання методичної допомоги районним, міським, міськрайонним управлінням юстиції в організації діловодства.

2.7. Проведення перевірок стану діловодства в структурних підрозділах Головного територіального управління, а також у районних, міських, міськрайонних управліннях юстиції.

2.8. Здійснення контролю за своєчасним розглядом та проходженням документів у Головному територіальному управлінні.

2.9. Проведення аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.

2.10. Організація збереження документаційного фонду Головного територіального управління та користування ним.

2.11. Засвідчення печаткою документів, підписаних керівництвом Головного територіального управління.

2.12. Забезпечення належної реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції відповідно до Інструкції з діловодства в Головному територіальному управлінні та інших актів.

2.13. Контроль за строками виконання завдань, визначених законами України, актами та дорученнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, запитами, зверненнями народних депутатів України, кореспонденцією Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, за наданням відповідей на звернення громадян, запити на публічну інформацію, а також виконанням інших завдань, визначених керівництвом Головного територіального управління.

2.14. Узагальнення інформації про виконання взятих на контроль завдань, подання такої інформації керівникам структурних підрозділів, узагальнення інформації про причини порушення строків виконання завдань та подання керівництву Головного територіального управління.

2.15. Здійснення реєстрації, облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування», облік печаток і штампів в апараті Головного територіального управління, а також контроль за дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, в структурних підрозділах Головного територіального управління, районних, міських, міськрайонних управліннях юстиції Запорізької області.

2.16. Організація роботи експертної комісії, методичне керівництво проведенням експертизи цінності документів у структурних підрозділах Головного територіального управління, районних, міських, міськрайонних управліннях юстиції Запорізької області, підготовка зведених описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) Головного територіального управління.

2.17. Організація  роботи  архіву  Головного територіального управління  відповідно до вимог  нормативних актів та Інструкції з діловодства, приймання на зберігання до архіву Головного територіального управління для подальшої передачі в установленому порядку до Державного архіву Запорізької області службових документів Головного територіального управління.

2.18. Навчання (проведення семінарських занять, стажувань) працівників Головного територіального управління, районних, міськрайонних, міських управлінь юстиції Запорізької області та їх структурних підрозділів із питань діловодства, контролю, архіву, порядку реєстрації, обліку, розгляду звернень громадян, звернень і запитів народних депутатів України, організації доступу до публічної інформації.

2.19. Планування діяльності Головного територіального управління, контроль за виконанням планів роботи структурними підрозділами Головного територіального управління.

2.20. Організація особистого прийому громадян керівництвом Головного територіального управління, забезпечення виконання графіків особистого прийому громадян.

2.21. Забезпечення реєстрації, обліку звернень громадян, перевірки їх відповідності вимогам Закону України «Про звернення громадян», передачі керівнику на розгляд, передачі виконавцеві, контролю за термінами надання відповідей заявникам, методичне керівництво організацією роботи з розгляду звернень громадян у районних, міських, міськрайонних управліннях юстиції Запорізької області.

2.22. Забезпечення реєстрації, обліку звернень і запитів народних депутатів України, передачі керівнику на розгляд, передачі виконавцеві, контролю за термінами виконання, методичне керівництво організацією роботи з розгляду звернень та запитів народних депутатів України в районних, міських, міськрайонних управліннях юстиції Запорізької області.

2.23. Розгляд заяв, скарг і пропозицій громадян, звернень та запитів народних депутатів у межах компетенції відділу.

2.24. Організація та забезпечення доступу до публічної інформації в Головному територіальному управлінні, реєстрація запитів на інформацію та контроль за їх розглядом, розгляд запитів на інформацію в межах компетенції відділу, методичне керівництво організацією доступу до публічної інформації в районних, міських, міськрайонних управліннях юстиції Запорізької області.

2.25. Організація та забезпечення виконання доручень Міністерства юстиції України із загальних питань діяльності, узагальнення інформації, наданої структурними підрозділами Головного територіального управління, направлення інформації до Міністерства юстиції України.

2.26. Складання та надання до Міністерства юстиції України звітності за напрямками діяльності відділу.

2.27. Підготовка аналітичних матеріалів за напрямками діяльності відділу.

2.28. Організація роботи колегії Головного територіального управління, підготовка матеріалів з питань, віднесених до компетенції відділу.

2.29. Організація проведення оперативних та інших нарад, які  проводяться начальником Головного територіального управління та першим заступником начальника Головного територіального управління.

 Інформація про номери телефонів та адреси електронної пошти керівників структурних підрозділів

Посада Прізвище, ім'я та по батькові Телефон та електронна пошта
Начальник відділу організаційної роботи, документування та контролю Пісецька Ірина Миколаївна (061) 239-06-96i.pisetska@zp.minjust.gov.ua

  Графік роботи відділу:

Понеділок - Четвер 3 09.00 - 18.00 год.,перерва з 13.00 - 13.45 год.
П'ятниця з 09.00 - 16.45 год., перерва з 13.00 - 13.45 год.

Кабінет 654